Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: bei Veröffentlichung anpassen

Dies ist ein Grundgerüst, das die Besonderheiten dieser App (KI-Verarbeitung, IP-Speicherung) bereits berücksichtigt. Die [ausfüllen]-Felder müssen Sie ergänzen. Für die rechtssichere Endfassung – besonders den Auftragsverarbeitungsvertrag – lassen Sie die Erklärung von einem Anwalt oder Dienst wie eRecht24 prüfen.

1. Verantwortlicher

[Name / Firma]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail]

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert).
Beleg- und Rechnungsdaten: die von Ihnen hochgeladenen Belege, Rechnungen, Kunden- und Finanzdaten.
Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkt und IP-Adresse (siehe Punkt 5).
Zahlungsdaten: werden ausschließlich von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet, nicht von uns gespeichert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung) sowie zur Abwehr von Missbrauch und zur Gewährleistung der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse).

4. Verarbeitung der Belege durch KI

Wichtiger Hinweis: Zum automatischen Auslesen werden Ihre hochgeladenen Belege an unseren KI-Dienstleister Anthropic übermittelt. Dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. Wir haben mit dem Anbieter die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen geschlossen bzw. schließen diese ab ([Stand des Auftragsverarbeitungsvertrags ergänzen]).

Achten Sie darauf, nur die für die Buchhaltung nötigen Belege hochzuladen.

5. IP-Adresse und Standort (Sicherheit)

Bei jedem Login speichern wir Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt. Aus der IP wird ein ungefährer Standort (Land, Stadt) ermittelt. Diese Daten dienen ausschließlich der Abwehr von Missbrauch, Betrug und unbefugtem Zugriff sowie der Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse). Für die Standortermittlung nutzen wir den Dienst ip-api.com.

Bei Sperrung eines Kontos wegen Missbrauchs kann die zugehörige IP-Adresse vorübergehend blockiert werden. Diese Sicherheitsdaten sind ausschließlich für den Betreiber einsehbar.

Weitergabe an Behörden: Eine Weitergabe der IP-Adresse erfolgt nicht, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder werden von einer zuständigen deutschen Behörde (z. B. Polizei oder Staatsanwaltschaft) im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens rechtmäßig dazu aufgefordert. Die IP-Adresse allein lässt keinen Rückschluss auf Ihre Identität zu; diese kann nur Ihr Internetanbieter auf richterliche Anordnung herstellen.

6. Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:

Anthropic – KI-Auslesen der Belege
Railway – Server und Datenbank (Hosting)
Stripe – Zahlungsabwicklung
ip-api.com – ungefährer Standort zur Sicherheit
[E-Mail-Versanddienst, z.B. Resend – ergänzen]

7. Speicherdauer

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden die Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [E-Mail].

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Der Zugang zum System ist durch einen Login-Code per E-Mail zusätzlich abgesichert.